Apa ada dalam mesyuarat
MESYUARAT adalah pertemuan yang diatur secara formal ataupun secara spontan untuk membincang dan memutuskan beberapa perkara yang kemudian dilaksanakan oleh pihak yang diberi tanggungjawab.
Kita maklum mesyuarat di peringkat keluarga, misalnya, mengatur majlis perkahwinan ahlinya. Ada juga mesyuarat di peringkat persatuan, jawatankuasa surau, jawatankuasa keselamatan kampung mahupun rukun tetangga.
Namun, mesyuarat yang ingin disentuh dalam artikel ini ialah mesyuarat formal di jabatan kerajaan ataupun di syarikat swasta.
Mesyuarat dalam organisasi sebegini lazimnya diadakan secara berkala barangkali seminggu sekali. Ia berbeza dengan mesyuarat di peringkat keluarga seperti mesyuarat untuk mengadakan kenduri yang mungkin diadakan hanya dua atau tiga kali dalam setahun.
Bila sebut perkataan mesyuarat atau meeting, kita mempunyai tanggapan berbeza. Ada yang bersikap positif kerana berasa mesyuarat itu beri peluang kepada dirinya menyumbangkan pandangan untuk kebaikan organisasi. Mesyuarat juga adalah forum di mana perbincangan secara panjang lebar dapat diadakan, kemudian pengerusi atau ketua akan membuat rumusan berdasarkan input ahli-ahli mesyuarat. Ia kemudiannya menjadi keputusan yang akan dilaksanakan oleh mana-mana pihak yang ditentukan.
Terdapat juga mereka yang menjadikan mesyuarat sebagai tempat melepaskan perasaan. Dia akan menuduh atau menempelak pihak yang dirasakan tidak baik pada pandangannya.
Mesyuarat boleh jadi panas dan seandainya tidak dapat dikawal oleh pengerusinya, ia boleh melarat hingga ke peringkat tidak bertegur sapa hingga di luar bilik mesyuarat.
Terdapat juga mereka yang tidak gemar menghadiri mesyuarat kerana berpendapat ia hanya membuang masa. Dia berasakan tugasnya jauh lebih mustahak daripada menghadiri mesyuarat. Dia berpendapat jika dia tidak hadir pun, mesyuarat tetap akan berjalan dan berasa keadaan tidak berubah sama ada jika mesyuarat diadakan ataupun tidak.
Sebenarnya walau apa pun pandangan terhadap sesebuah mesyuarat itu, ia bergantung kepada kewibawaan ketua atau pengerusi mesyuarat itu sendiri. Ada ketua memanggil mesyuarat pada sekian-sekian waktu tetapi dia sendiri yang lewat memulakannya kerana ada hal yang penting.
Sebagai ketua, dia tentu punya kuasa untuk mengatur tugas diri dan organisasinya. Jika dia kerap melewatkan mesyuarat kerana beranggapan ada hal-hal yang lebih penting, sepatutnya dia menangguhkan mesyuarat itu ataupun meminta orang kanannya untuk mengendalikannya.
Sesebuah mesyuarat itu melibatkan kehadiran ahli-ahlinya. Sekiranya ia melibatkan 12 orang dan mengambil masa dua jam, ia bermakna 24 jam atau sehari man- hour jabatan telah digunakan untuk mesyuarat itu.
Sekiranya dengan sebab ketua-nya sendiri, mesyuarat itu tertangguh 15 minit, ia bermakna 180 minit atau tiga jam man-hour jabatan telah terbuang angkara ketuanya. Waktu amat penting dan tidak boleh diganti.
Organisasi
Mesyuarat adalah sebuah forum yang suci. Tidak boleh timbul perasaan kecil hati apabila idea seseorang itu tidak diguna, berasa jatuh maruah apabila pendapatnya dikritik atau berasa bangga kerana mencuri idea orang lain untuk dipersembahkan sebagai idea aslinya.
Mesyuarat harus segar dan subur dalam organisasi. Setiap kali ia diadakan, mesti ada ketetapan baharu diputuskan, apa yang telah dilaksanakan mesti dilaporkan statusnya. Pendek kata, mesyuarat adalah sebuah tempat di mana ahli berasa bangga kerana telah menyumbang kepada organisasi.
Kerana itu, jika mesyuarat itu bermula dengan bayangan juadah yang disediakan, tujuan mesyuarat menghadiri mesyuarat itu sendiri telah tercemar. Yang lebih penting ialah isi dan inti mesyuarat itu sendiri, bukannya apa isi dan inti karipap yang disediakan.
Ia bukan juga tempat di mana ahli menunjuk sibuk dengan bermesej sedangkan sebenarnya bersembang dengan kawan.
Ataupun mengambil foto secara sembunyi untuk diedar kepada rakan di dalam mesyuarat, sekadar bermain-main. Tindakan itu sebenarnya merendahkan kedudukan individu yang terpilih menjadi ahli mesyuarat itu sendiri.
Barangkali ada baiknya seandainya pelbagai organisasi mengurangkan kekerapan bermesyuarat secara bersemuka.
Sebaliknya memulakan pula mesyuarat dalam talian atau e-mesyuarat.
Masing-masing boleh terus membuat kerja dan berinteraksi secara maya. Cara itu lebih praktikal dan menjimatkan masa semua orang. Cuma, mesyuarat sebegitu tiada hidangan karipap!
Muat turun aplikasi Sinar Harian. Klik di sini!
