Tegak rumah kerana sendi
SETIAP binaan tidak kira kecil atau besar mesti mempunyai struktur asas yang kukuh. Sebagai contoh, sebuah binaan rumah mesti mempunyai alang, rasuk, tiang-tiang kecil, sendi dan pasak.
Kesemua elemen ini bersatu menampung beban statik dan binaan rumah tersebut. Sekiranya salah satu elemen goyah dan tidak berkualiti, binaan menjadi tidak stabil, tidak selamat untuk didiami dan berkemungkinan runtuh! Metafora binaan rumah ini menggambarkan betapa keutuhan dan kestabilan sesebuah organisasi bergantung kepada pelbagai aspek seperti struktur organisasi.
Struktur organisasi adalah sistem peraturan dan hubungan kuasa yang penting dalam mengawal cara warga organisasi bekerjasama dan berinteraksi. Ia berkait secara langsung dengan penggunaan sumber untuk mencapai matlamat organisasi.
Selain itu, struktur organisasi bertindak sebagai alat menyelaras aktiviti dan memotivasikan warga organisasi. Bentuk hierarki dan struktur organisasi menentukan cara organisasi diurus dan dikawal. Hierarki wujud apabila organisasi mula menghadapi masalah menyelaras dan memotivasikan pekerjanya.
Organisasi biasanya mengambil dua pendekatan apabila masalah penyelarasan dan motivasi warganya wujud. Pertama, ia boleh menambah bilangan pengurus untuk menyelia, menilai dan menentukan ganjaran kepada pekerja. Kedua, ia akan menambah bilangan lapisan atau peringkat hierarki pengurusan dan menjadikan hierarki pengurusan semakin tinggi.
Kedua-dua tindakan ini akan meningkatkan pembezaan menegak dan memberikan organisasi lebih banyak peluang untuk mengawal para pekerjanya secara peribadi. Struktur organisasi yang semakin tinggi ini dikenali sebagai struktur mekanistik dalam teori organisasi. Ia sesuai digunakan jika organisasi berada dalam keadaan persekitaran yang statik dan stabil.
Wajarkah semua organisasi memilih untuk mempunyai struktur mekanistik? Sama seperti binaan sebuah rumah, struktur berbeza diperlukan bagi saiz dan reka bentuk yang berbeza. Kajian menunjukkan bentuk hierarki yang ideal mempunyai rantaian arahan yang paling minimum.
Menurut prinsip ini, organisasi patut memilih peringkat hierarki paling sedikit bersesuaian dengan matlamat organisasi dan persekitarannya.
Teori organisasi menggunakan istilah struktur organik yang menunjukkan hierarki yang paling minimum dan rendah. Ia adalah struktur yang memperkenalkan kelenturan, yang mengupayakan warga organisasi berubah dan menyesuaikan diri mereka dengan cepat terhadap perubahan. Struktur organik sesuai bagi organisasi yang beroperasi dalam persekitaran dinamik dan sentiasa berubah.
Penyelidikan dalam teori organisasi menunjukkan organisasi cenderung memilih hierarki yang tinggi berbanding hierarki yang mendatar dan rendah. Berdasarkan dapatan kajian, kecenderungan ini menimbulkan beberapa masalah kepada organisasi.
Selain memberi masalah kepada organisasi, kesilapan memilih struktur organisasi yang tepat membawa beberapa impak negatif kepada warganya.
Pertama, ia merencatkan perkembangan, pembangunan dan prestasi individu dalam organisasi. Hal ini terjadi kerana pekerja berbakat dan berkebolehan mengambil keputusan untuk meninggalkan organisasi dan menyertai pesaing yang lebih menjamin perkembangan kerjaya mereka.
Kedua, sumber manusia berpotensi tidak berminat menyertai organisasi dan menyebabkan keseluruhan proses menambah nilai dalam organisasi menjadi perlahan.
Impak terakhir adalah konflik dalaman mudah tercetus dalam kalangan ahli organisasi yang akhirnya memaksa organisasi keluar daripada pasaran dan menghentikan operasinya.
Setiap struktur organisasi mempunyai kebaikan dan kelemahan masing-masing. Tiada sesiapa pun mampu menafikan fakta ini. Hanya dengan pertimbangan bijak dan wajar, kelemahan berkenaan boleh diminimumkan dan impak negatif daripadanya dapat dijangka dan diurus.
Oleh itu, pemilihan reka bentuk, struktur dan hierarki perlulah disesuaikan agar ‘rumah’ yang dibina nanti terus tegak berdiri.
Kesilapan memilih struktur organisasi yang tepat membawa beberapa impak negatif kepada warganya.”
*Prof Dr Zafir Khan Mohamed Makhbul ialah Timbalan Dekan Fakulti Ekonomi dan Pengurusan Universiti Kebangsaan Malaysia
Muat turun aplikasi Sinar Harian. Klik di sini!
