Mengurus titik bengik
MASA seorang pengurus banyak dihabiskan merancang dan melakar strategi terbaik untuk dilaksanakan oleh organisasi pimpinannya.
Memikirkan tentang kelangsungan dan bagaimana menjadikan organisasi berdaya saing sentiasa bermain di benak fikiran seorang pengurus.
Oleh hal yang demikian, kita tidak perlu berasa hairan jika ada dalam kalangan pengurus yang bekerja 24/7 dalam seminggu.
Terdapat juga dalam kalangan pengurusan tertinggi yang terpaksa mengurus semua aspek, daripada A – Z dan daripada sebesar-besar perkara sehinggalah kepada isu remeh-temeh dan titik bengik.
Ia dinamakan mengurus secara mikro. Hal ini biasanya berlaku apabila pihak pengurusan operasi gagal melaksanakan tugasan yang berada dalam bidang kuasa mereka.
Sebagai contoh, pasukan penyelenggaraan mendapati ada risiko keselamatan di tempat kerja tetapi mereka tidak bertindak kerana tiada arahan daripada ‘bos besar’.
Dalam situasi yang lain pula, pengurus perlu menghabiskan masanya memperbaiki draf surat atau minit mesyuarat yang telah disemak berulang kali namun masih terdapat kesalahan yang tidak sepatutnya dilakukan oleh pekerja pengkeranian.
Mengapakah pengurusan tertinggi kadangkala terjebak dalam pengurusan titik bengik? Hakikatnya, pengurus bukanlah suka-suka untuk campur tangan dalam hal remeh-temeh yang berlaku dalam organisasi tetapi mereka terpaksa berbuat demikian apabila peluang membuat keputusan gagal dimanfaatkan oleh pengurus pertengahan, masalah yang kecil masih belum diselesaikan dan tindakan penambahbaikan yang amat perlahan.
Kadangkala hal ini juga berlaku disebabkan ada sumber manusia barisan hadapan yang mengambil kesempatan. Sebagai contoh, peluang jadual waktu kerja anjal yang diberikan kepada pekerja bertukar kepada masalah operasi ciptaan sendiri apabila ia disalahgunakan oleh pekerja.
Waktu kerja anjal yang sepatutnya bermula seawal jam 7.30 pagi hanya tertera di kad perakam waktu atau rekod kehadiran kerana waktu kerja ‘sebenar’ hanya bermula jam 8 pagi atau 8.30 pagi iaitu selepas pekerja tersebut minum pagi atau mengurus perkara peribadi lain.
Hal ini telah menuntut pengurusan atasan campur tangan dengan melakukan pengawalan dan pemantauan ketat terhadap operasi termasuk turun padang untuk ‘menangkap’ pekerja yang memulakan waktu kerja dengan minum pagi di warung-warung kegemaran mereka di luar pejabat.
Kedapatan juga pengurusan atasan yang melibatkan diri dalam pengurusan titik bengik kerana mereka tidak percaya kepada keupayaan pengurusan pertengahan dan operasi.
Pada hemat penulis hal ini akan berlaku jika pengurus pertengahan menunjukkan kelemahan dan ketidakcekapan mereka mengurus sumber manusia dan mereka tidak mempunyai rasa perlunya bersegera menyelesaikan isu dalaman organisasi.
Selain itu, situasi mengurus titik bengik ini akan timbul apabila pengurus atasan kerap campur tangan dalam urusan operasi.
Kekerapan campur tangan pengurus atasan ini membantutkan kreativiti pengurus pertengahan dan operasi untuk menyelesaikan sesuatu masalah.
Ia juga mengakibatkan pengurus pertengahan dan operasi suka mengambil sikap tunggu dan lihat yang akhirnya boleh mencetuskan masalah lain dan menggugat produktiviti organisasi.
Organisasi
Teori organisasi dan struktur organisasi telah memperuntukkan bidang kuasa setiap lapisan pengurusan.
Jika organisasi memilih kaedah pemencaran dalam tadbir urus operasi organisasi misalnya, ia menjadikan pengurusan organisasi lebih fleksibel dan bertanggungjawab.
Ini kerana kaedah pemencaran membenarkan pihak pengurusan pertengahan dan bawahan membuat keputusan segera yang berkaitan dengan urusan rutin organisasi.
Pihak pengurusan pertengahan dan bawahan juga perlu bertanggungjawab atas kepantasan tindakan mereka sama ada ianya membawa risiko atau pun keuntungan.
Pemencaran juga mengizinkan pengurus pertengahan mempamerkan kebolehan dan kecekapan mereka dalam mengurus organisasi. Perkara ini seterusnya dapat meningkatkan motivasi mereka untuk melaksanakan tanggungjawab seharian.
Apakah cara mengurus secara mikro tidak baik untuk organisasi? Jika dilihat dari sudut yang positif tentang pengurus yang gemar mengurus titik bengik, ia mampu meningkatkan keyakinan dan kepercayaan pengurus bahawa organisasi disokong oleh sistem operasi yang cemerlang.
Namun harus diingat bahawa memperuntukkan masa yang lama mengurus titik bengik boleh mengakibatkan organisasi tergelincir dari kerangka misi dan wawasan ruang lingkup yang lebih besar.
Ia juga memenatkan apabila masa yang sepatutnya dihabiskan memikirkan masa hadapan organisasi kini telah beralih kepada tugas mengurus dan mengawal tugas-tugas rencam, pengoperasian dan pengkeranian.
Saat pertama campur tangan pengurus dalam tugas-tugas titik bengik berlaku, beliau akan diheret ke dalam lembah stres! Keseronokan mengurus titik bengik juga mungkin boleh membunuh pekerja berpotensi dan kreatif yang sebenarnya menunggu saat dan ketikanya menunjukkan bakat mereka.
Lebih malang lagi, sumber manusia barisan hadapan dan pengoperasian tidak akan belajar apa-apa tentang penyelesaian masalah kerana beban tersebut diletakkan di bahu pengurus mereka.
* Profesor Dr Zafir Khan Mohamed Makhbul ialah Timbalan Dekan Fakulti Ekonomi dan Pengurusan Universiti Kebangsaan Malaysia
Muat turun aplikasi Sinar Harian. Klik di sini!
